Evenementenloket

Evenement gepland? Doe je aanvraag volledig digitaal via het evenementenloket! 

Wat is het?

Lo-Reninge stapte onlangs in op het Eaglebe Smart City platform, een online vergunningsplatform voor evenementen en innames van het openbaar domein.

Het platform zorgt ervoor dat je via één aanvraagformulier de toelating voor de organisatie van je evenement kan aanvragen en ook onmiddellijk de nodige extra zaken zoals de goedkeuring van een kermisprogramma, een parkeerverbod, extra signalisatie, geluidsafwijking, de plaatsing van reclameborden,…

Wat is een evenement?

Een evenement is een activiteit die: 

• plaatsvindt op het openbaar domein OF
• plaatsvindt op privéterrein en publiek toegankelijk is OF
• specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, organisatie vuurwerk, ...)

Hoe werkt het? 

• Maak een account aan via https://app.eaglebe.com/. Het maken van een account zorgt er voor dat je op elk moment je aanvraag kan onderbreken en later terug opstarten zonder je reeds ingevulde gegevens te verliezen. Met een account heb je ook altijd een overzicht van je reeds ingediende dossiers, en kan je bijvoorbeeld een kopie maken van de aanvraag van de vorige editie om zo eenvoudig een aanvraag te doen voor de nieuwe editie. Na het maken van de account meld je eenvoudig aan met je mailadres en wachtwoord. 

• Kies bovenaan de pagina voor ‘Nieuwe aanvraag, zoek via het zoekvak naar ‘Stad Lo-Reninge’ en kies voor ‘Aanvraag evenement’. Zorg ervoor dat je het aanvraagformulier zo volledig mogelijk invult, hoe meer informatie we ontvangen, hoe vlotter de afhandeling van je dossier kan verlopen. 

• Na de aanvraag ontvang je een bevestiging per mail. Je dossier wordt nu in behandeling genomen, nagekeken en de nodige adviezen worden verzameld. Bij sommige evenementen wordt ook extern advies gevraagd of wordt een overleg met het stadsbestuur en de veiligheidsdiensten ingepland, in dat geval word je hiervoor uitgenodigd. Indien er nog bijkomende info nodig is rond je aanvraag of er aanpassingen nodig zijn, word je hiervan op de hoogte gebracht. 

• Wanneer alle adviezen over het evenement positief zijn, worden de toelating en alle eventuele extra vergunningen/documenten voor het evenement opgemaakt en aan jou als organisator afgeleverd. 

Zijn er nog vragen of onduidelijkheden rond je aanvraag of rond je evenement? Twijfel je welke stappen je moet volgen? Aarzel dan zeker niet om contact op te nemen met de dienst Vrije Tijd via 058 28 80 20 of vrijetijd@lo-reninge.be voor meer informatie of om een afspraak te maken. We helpen je graag op weg! 

Algemene voorwaarden

• Veiligheid is één van de prioriteiten bij het organiseren van een evenement. Het is belangrijk om vooraf voldoende aandacht te schenken aan het veiligheidsaspect van je evenement. Als organisator neem je de nodige preventieve maatregelen om een veilige omgeving te creëren en zo het risico op onder meer ongevallen, brand,... zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast neem je ook preventieve maatregelen om het risico op overlast en verstoring van de openbare orde zo klein mogelijk te houden.  

• Vuurwerk mag enkel afgeschoten worden door professionelen. Bij het indienen van een aanvraag waar ook vuurwerk zal worden afgeschoten dient het veiligheidsdossier van de professionele firma toegevoegd te worden. Elke aanvraag voor vuurwerk moet goedgekeurd worden door het College van Burgemeester en Schepenen en wordt ook ter advies voorgelegd aan de lokale politie en de bevoegde brandweerdienst.