Vrijetijdsraad

Samenstelling vrijetijdsraad

  • Martine Craeye (voorzitter)
  • Kristien Feryn
  • Christien Vanlerberghe
  • Els Delefortrie
  • Servaas Vanbecelaere
  • Jeroen Acke
  • Franklin Delanote
  • Barbara Vansteenkiste
  • Jan Beeuwsaert
  • Wout Cornette (schepen)
  • Johan Matthys (schepen)
  • Neno Clynckemaille (secretaris - medewerker Vrije Tijd) 

Statuten vrijetijdsraad

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

De vrijetijdsraad is de door het stadsbestuur erkende adviesraad, opgericht bij gemeenteraadsbeslissing van 8 februari 2024.  Het stadsbestuur Lo-Reninge wenst daarmee een beleid te voeren dat inzet op de betrokkenheid van de burgers om verbondenheid en toegankelijkheid te bevorderen.

Artikel 2

De zetel van de vrijetijdsraad is gevestigd in Markt 11, 8647 Lo-Reninge.

Artikel 3

De vrijetijdsraad wordt binnen de 6 maanden na de installatie van de gemeenteraad al dan niet opnieuw erkend en ingericht.

HOOFDSTUK 2: DOEL EN OPDRACHT

Artikel 4

De vrijetijdsraad heeft als doel het bevorderen van een geïntegreerd en integraal vrijetijdsbeleid en dit in het belang van alle inwoners.

Onder vrijetijdsbeleid wordt begrepen: sport, cultuur en toerisme. 

Artikel 5

De vrijetijdsraad is een onafhankelijk adviesorgaan dat geen onderscheid maakt op basis van gender, nationaliteit, geloof, ras; politieke of levensbeschouwelijke overtuiging.

Artikel 6

De vrijetijdsraad heeft als algemene opdracht:

  • op eigen initiatief of op vraag van het stadsbestuur adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden betreffende het vrijetijdsbeleid;
  • overleg en samenwerking tot stand brengen tussen verenigingen, diensten, instellingen en andere organisaties die actief zijn in de vrijetijdssector, in de ruime betekenis van het woord;
  • indien wenselijk thematische werkgroepen oprichten;
  • het beantwoorden van (verplichte) vragen vanuit het stadsbestuur en hierop een advies formuleren.

HOOFDSTUK 3: SAMENSTELLING

Artikel 7

De vrijetijdsraad kiest een dagelijks bestuur dat bestaat uit een voorzitter en, indien gewenst, een ondervoorzitter. De bevoegde ambtenaar wordt aangeduid als secretaris. 

Artikel 8

De algemene vergadering van de vrijetijdsraad bestaat uit stemgerechtigde leden en waarnemers. Er wordt naar gestreefd dat de leden van de vrijetijdsraad een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling van de samenleving vormen. 

Artikel 9

Stemgerechtigde leden zijn:

  • geïnteresseerde individuele burgers, woonachtig te Lo-Reninge;
  • afgevaardigden van elke private of publieke organisatie (vereniging, dienst of instelling) die een actieve werking rond het thema vrije tijd kan aantonen in de gemeente of een deel van de gemeente.  Deze kan zich laten vervangen door een stemgerechtigd plaatsvervanger. 

Artikel 10

De stemgerechtigde leden zijn minimum 18 jaar en bekleden geen politiek mandaat in Lo-Reninge.

Artikel 11

Naast de stemgerechtigde leden kunnen ook waarnemers deel uitmaken van de algemene vergadering.

Waarnemers zijn:

  • de burgemeester;
  • schepenen;
  • gemeenteraadsleden;
  • leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst;
  • de bevoegde ambtenaren;
  • afgevaardigden van een andere door het stadsbestuur erkende adviesraad;
  • personen die door het dagelijks bestuur werden uitgenodigd om bepaalde agendapunten toe te lichten.

Artikel 12

Waarnemers kunnen deelnemen aan de toelichtingen en besprekingen, maar hebben geen stemrecht en kunnen niet deelnemen aan de formuleringen van het advies.

HOOFDSTUK 4: TOETREDING

Artikel 13

Alle stemgerechtigde leden die toetreden tot de vrijetijdsraad of een werkgroep van de vrijetijdsraad engageren zich om:

  • zich er toe te verbinden om actief mee te werken aan de realisatie van de doelstellingen van de vrijetijdsraad;
  • regelmatig de vergaderingen bij te wonen;
  • steeds een brug te vormen tussen de vrijetijdsraad enerzijds en de leden/doelgroep van de verenigingen anderzijds;
  • de achterban van de vereniging grondig te informeren over de werkzaamheden van de vrijetijdsraad;
  • goed op de hoogte te zijn van de behoeften, ideeën en/of verwachtingen in de eigen organisatie/doelgroep inzake vrijetijdsbeleid.

Artikel 14

Toetreding tot de vrijetijdsraad kan op twee manieren:

  • Voor de oprichting van de vrijetijdsraad:

Elke legislatuur zal het stadsbestuur een open oproep lanceren waarmee de inwoners worden uitgenodigd om zich kandidaat te stellen. De kandidaturen dienen schriftelijk gericht te worden aan het stadsbestuur, via de dienst Vrije Tijd.

De oprichting dient voorgelegd te worden aan de gemeenteraad. Pas na goedkeuring van de gemeenteraad kan de vrijetijdsraad opgericht worden.

  • Na de oprichting van de vrijetijdsraad:

De kandidaturen dienen gericht te worden aan de voorzitter. Als de kandidaat voldoet aan de gestelde voorwaarden in artikel 11 kan deze toetreden tot de vrijetijdsraad, mits goedkeuring van de voorzitter.

HOOFDSTUK 5: AANVANG, LOOPTIJD EN EINDE

Artikel 15

Het mandaat van de stemgerechtigde leden geldt voor een periode van zes jaar, behoudens vernieuwing. Wie in de loop van de bestuursperiode lid wordt, krijgt een mandaat voor de resterende tijd van de zes jaar. De vrijetijdsraad wordt uiterlijk binnen de zes maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad samengesteld. Tot aan de installatie van de nieuwe leden blijven de oude leden in functie. 

Artikel 16

Aan het mandaat van de stemgerechtigde leden komt een einde door:

  • ontslagneming door het lid;
  • niet langer inwoner zijn van Lo-Reninge;
  • bekleden van een politiek mandaat;
  • overlijden of handelingsonbekwaamheid;
  • intrekking van de opdracht door de organisatie, vereniging of instelling die het lid vertegenwoordigde;
  • een gemotiveerd besluit van het stadsbestuur omwille van het niet naleven van de deontologische afspraken.

HOOFDSTUK 6: WERKING

Artikel 17

De algemene vergadering komt ten minste twee maal per jaar samen. De leden ontvangen geen presentiegelden. De adviesraad heeft geen eigen rekening en/of werkingsbudget.

Artikel 18

Alle stemgerechtigde leden hebben spreekrecht en stemrecht op alle vergaderingen van de vrijetijdsraad en hebben inzagerecht in alle documenten die het stadsbestuur ter beschikking stelt van de vrijetijdsraad. 

Artikel 19

Het dagelijks bestuur stelt de datum en de agenda voor de algemene vergaderingen vast. De uitnodiging voor de vergaderingen gebeurt via e-mail en vermeldt de agenda. Elk stemgerechtigd lid kan punten aan de agenda toevoegen door melding per e-mail aan de voorzitter of de dienst Vrije Tijd tot 1 week voor de algemene vergadering.

Artikel 20

Om een geldige stemming te kunnen houden moeten minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Als er op de vergadering onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn wordt een nieuwe buitengewone vergadering bijeengeroepen, waarop geldig gestemd wordt ongeacht het aantal aanwezigen. 

Artikel 21

De algemene vergadering kan tijdelijke werkgroepen oprichten met als doel bepaalde onderwerpen voor te bereiden, te bespreken en hierover advies te verlenen aan het stadsbestuur. 

HOOFDSTUK 9: DEONTOLOGIE

Artikel 22

Alle leden van de vrijetijdsraad (stemgerechtigde leden, plaatsvervangende leden, externe adviseurs, voorzitter en secretaris) verbinden zich ertoe:

  • de nodige discretie aan de dag te leggen met betrekking tot de dossiers die worden voorgelegd;
  • de stemming en de beraadslaging geheim te houden;
  • rekening te houden met de regels van de privacy;
  • volledig onafhankelijk te werken van zowel politieke als drukkingsgroepen om op deze wijze ten allen tijde de volledige objectiviteit te bewaren;
  • te aanvaarden dat anderen beslissen, mede op basis van het geleverde advies, maar dat deze beslissing niet noodzakelijk volledig overeenkomt met het geleverde advies;
  • communicatie- en luistervaardig te zijn zonder vooringenomenheid;
  • zich te beperken tot die elementen die relevant zijn voor het onderwerp waarvan de bespreking lopende is;
  • de afspraken vastgelegd in de statuten te respecteren;
  • bovenstaande regels ook toe te passen na het beëindigen van het lidmaatschap van de adviesraad.

Artikel 23

Een lid dat een persoonlijk belang heeft tot in de tweede graad en/of een zakelijk belang bij een besproken onderwerp moet zich laten vervangen door zijn plaatsvervanger, minstens voor dat punt. De voorzitter kan het betrokken lid evenwel om een toelichting van het onderwerp verzoeken.

Wanneer een lid van oordeel is dat een ander lid een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp, brengt hij/zij dit onmiddellijk ter kennis aan de voorzitter. Indien de voorzitter van oordeel is dat het lid een persoonlijk belang heeft bij een onderwerp, dan vraagt de voorzitter dat betrokken lid om zich terug te trekken.

Contacten met de media worden vermeden om de objectiviteit en sereniteit van de werking niet in het gedrang te brengen. In uitzonderlijke gevallen vertegenwoordigt enkel de voorzitter in samenspraak met het beleid de adviesraad naar buiten toe.

Indien er advies wordt gegeven aan een instelling waar een lid van de adviesraad deel vanuit maakt in een beslissende rol (hetzij als mandataris, hetzij als lid van een beslissingsorgaan van de instelling), dan dient dit desbetreffende lid de zitting van de adviesraad te verlaten wegens onverenigbaarheid.

HOOFDSTUK 8: SLOTBEPALINGEN

Artikel 24

De statuten treden in werking op 9 februari 2024, na goedkeuring door de gemeenteraad op 8 februari 2024 en vervangen de voorgaande statuten van de cultuurraad en de sportraad.